Promocja i media
Zacznijcie od lokalnych portali, które informują o tym co dzieje się w Waszym mieście. Wejdźcie na stronę i poszukajcie adresu mailowego do konkretnych dziennikarzy (często w zakładce „redakcja” lub „kontakt”). Następnie odwiedźcie portale regionalne (np. Dziennik Zachodni, Gazeta Wyborcza Katowice) i sprawdźcie, którzy dziennikarze piszą na tematy związane z dziedziną, którą się zajmujecie. Odszukajcie na stronie ich adresy mailowe.
Odpowiedzcie na 5 pytań: co, gdzie, kiedy, kto (kim jest organizator), dlaczego (co jest powodem organizacji konferencji). Nie zapomnijcie o podaniu danych kontaktowych do osoby, którą dziennikarze będą mogli dopytać o szczegóły.
Od 5 do 3 dni przed wydarzeniem. Jeśli zrobicie to za wcześnie – dziennikarze w natłoku obowiązków i newsów mogą zapomnieć o Waszym eventcie. Jeśli później – mogą mieć już zaplanowane inne wydarzenia. Uwaga: jeśli organizujecie wydarzenie dla mediów po raz pierwszy to warto zacząć kilka dni wcześniej, aby mieć zapas na nieudane próby kontaktu z redakcjami (nieodebrane telefony, błędne adresy mailowe).
Pomyślcie o tzw. obrazku i dźwięku. Zadbajcie, aby wydarzenie dobrze wyglądało w kamerze, czyli żeby wydarzyło się coś co można nagrać. Zaplanujcie także kto co powie. Przed wydarzeniem odpowiedzcie sobie na pytania: co chcecie przekazać, które aspekty są dla Was najważniejsze, co sprawia, że Wasza opowieść jest ciekawa?
Omówcie w zespole jakie rodzaje treści i formaty chcecie publikować. Spróbujcie je pogrupować i stworzyć harmonogram. Dzięki temu Wasz kanał będzie spójny, nie zapomnicie o ważnych treściach i unikniecie zbyt długich przerw pomiędzy komunikatami.
Chcąc prowadzić jakiekolwiek działania we współczesnym społeczeństwie nie da się pominąć kluczowej roli, jaką odgrywają w nich media społecznościowe. Obecnie takie platformy stały się nieodłącznym elementem codzienności ogromej liczby osób na całym świecie. Z tego względu, aby być w stanie dotrzeć do większego grona odbiorców, warto poświęcić czas oraz zasoby na wybranie odpowiednich mediów społecznościowych pod prowadzone przez nas działania. Można sugerować się przykładowo aspektem popularności oraz ilości aktywnych użytkowników na danej platformie, a także tym czy typy komunikatów możliwych do publikowania są spójne z założeniami budowania wizerunku oraz planowanej przez nas komunikacji.
Do głównej trójki mediów społecznościowych, które warto brać pod uwagę, należą Facebook, YouTube oraz Instagram. Są one znane przeważającej liczbie osób, ale także dosyć różne od siebie ze względu na publikowane typy treści, użytkowników i ich zachowanie oraz wytworzone społeczności. Do grona popularnych serwisów zaliczyć można także X (niegdyś Twitter) oraz TikTok. Wszystko zależy czy chcemy, np. publikować krótkie lub długie posty, prowadzić i dodawać relacje, publikować estetyczne zdjęcia, prowadzić transmisje na żywo albo też udostępniać wideo.
Ze względu na szeroką dostępność mediów społecznościowych oraz ogromne grono użytkowników z nich korzystających, pierwsze działania w prowadzeniu efektywnej komunikacji mogą być przytłaczające. Dlatego warto wcześniej stworzyć plan działania, określić pewne metody komunikacji (pamiętając o grupie docelowej) oraz przygotowywać materiały do publikacji na zapas, żeby trzymać się harmonogramu. Oprócz tego, podczas tworzenia komunikatów warto znać pewne konteksty kulturowe, obowiązujące trendy i znane przez użytkowników memy. Pomoże to w kreowaniu angażujących i zrozumiałych przekazów, które mają większe szanse na trafienie do szerszego grona ludzi. Dodatkowo trzeba pamiętać o tym, żeby publikowany content był różnorodny oraz dopasowany pod medium, na którym jest udostępniany.
Istotne jest też aby nawiązywać kontakt z użytkownikami, w taki sposób, żeby czuli się zachęceni do reagowania na post, pozostawienia komentarza oraz udostępniania. Tworzenie relacji z grupą odbiorców oraz utrzymywanie ich zaangażowania są istotne zarówno w budowaniu stałego grona obserwujących, a także w kreowaniu wizerunku i rozpoznawalności w social media. Cierpliwość, planowanie oraz monitorowanie na bieżąco – jest to kilka z istotniejszych aspektów prowadzenia komunikacji w mediach społecznościowych.
W celu efektywnego prowadzenia komunikacji w mediach społecznościowych warto rozważyć skorzystanie z różnorodnych narzędzi do ich monitorowania. Pomimo tego, że analiza działań w social mediach może brzmieć jak dosyć skomplikowana sprawa, to jednak są obecnie dostępne specjalnie narzędzia, które to ułatwiają.
Mając możliwość dokładnego sprawdzenia jak nasze działania w przestrzeni cyfrowej przekładają się na rzeczywiste efekty, które mamy ustalone w założeniach, jest kluczowe w dzisiejszych mediach, ponieważ konkurencja jest spora, tak samo jak grono odbiorców. Dobrze przeprowadzona analiza pozwala na skuteczniejsze i wydajne zarządzanie własnymi zasobami. Do takich narzędzi należy na przykład Meta Business Suite (Facebook i Instagram). Wiedza co wyszło dobrze, a co źle, jest niezwykle pomocne w określeniu co trzeba ulepszyć, a co warto dalej kontynuować. Dzięki temu ma się środowisko do rozwoju i szlifowania swoich umiejętności.
Aby dowiedzieć się, co jest popularne w internecie, można korzystać z różnych źródeł, takich jak trendy na platformach społecznościowych, popularne hasztagi, portale informacyjne, fora internetowe i narzędzia do monitorowania mediów społecznościowych, takie jak Google Trends czy BuzzSumo.
Zapraszanie mediów do objęcia patronatem swoich wydarzeń może znacząco wspomóc promocję. To doskonały sposób na zwiększenie widoczności wydarzenia i przyciągnięcie większej liczby uczestników. Patronat renomowanych mediów dodaje też wiarygodności wydarzeniu, co zwiększa zaufanie potencjalnych uczestników. Warto także zauważyć, że media posiadają swoją lojalną publiczność, co daje okazję do dotarcia do nowych ludzi. Współpraca z mediami może przynieść także wsparcie w promocji, włączając materiały graficzne i artykuły. To wartościowa kooperacja, która przyczyni się do sukcesu wydarzenia.